Excel

29 tapaa säästää aikaa Excel-kaavoilla

29 Ways Save Time With Excel Formulas

Kaavat ovat Excelin leipää ja voita. Jos käytät Exceliä säännöllisesti, lyön vetoa, että käytät paljon kaavoja. Mutta toimivan kaavan luominen voi viedä liian paljon aikaa. Tässä artikkelissa jaan hyviä vinkkejä säästääksesi aikaa työskennellessäsi kaavojen kanssa Excelissä.

Video: 20 vinkkiä ajan säästämiseen Excel-kaavojen avulla



1. Älä lisää funktioon viimeisiä sulkeita

Aloitetaan jotain todella helppoa! Kun kirjoitat yhden toiminnon itse (SUM, AVERAGE jne.), Sinun ei tarvitse kirjoittaa lopullisia sulkeita. Voit esimerkiksi kirjoittaa vain:



= SUMMA (A1: A10

ja paina palata. Excel lisää sulkeet puolestasi. Se on pieni asia, mutta kätevä.



Huomaa: tämä ei toimi, jos kaava sisältää useita sulkeita.

Ennen sulkeja suljetaan

Enter-painikkeen painamisen jälkeen sulut lisätään automaattisesti



2. Siirrä kaava ja pidä viitteet muuttumattomina

Yksi Excelin tehokkaimmista ominaisuuksista on suhteelliset osoitteet - kun kopioit kaavan uuteen sijaintiin, kaikki suhteelliset osoitteet muuttuvat. Usein tämä on juuri sitä mitä haluat, koska kaavojen uudelleenkäyttö on yksi tärkeimmistä tekniikoista hyvin rakennetussa, helposti ylläpidettävässä laskentataulukossa.

Mutta joskus joudut siirtämään tai kopioimaan kaavan uuteen sijaintiin etkä halua kaavan muuttuvan ollenkaan. Voit tehdä tämän useilla tavoilla.

Jos siirrät kaavaa vain läheiseen sijaintiin, yritä vetää ja pudottaa. Vedä pitämällä kaikki osoitteet ennallaan ja muuttumattomina.

Tartu valinnan reunaan

Vedä uuteen sijaintiin

Jos siirrät kaavaa kauempana olevaan paikkaan, käytä leikkaa ja liitä. (Win: Ctrl + X, Ctrl + V Mac: Cmd + X, Cmd + V) Kun leikkaat kaavan, sen viitteet eivät muutu.

3. Kopioi kaava ja pidä viitteet muuttumattomina

Huomaa: voit muuttaa kaikkia soluviittauksia, jotta ne olisivat absoluuttisia, mutta tämä vinkki olettaa, ettet halua tehdä sitä jostain syystä.

Jos haluat kopioida vain yhden kaavan, valitse koko kaava kaavapalkista ja kopioi leikepöydälle. Sen jälkeen voit liittää uuteen paikkaan. Tuloksena on kaava, joka on identtinen alkuperäisen kanssa.

Kopioi a ryhmä kaavoja uuteen sijaintiin vaikuttamatta viitteisiin, voit käyttää etsiä ja korvata. Valitse kopioitavat kaavat ja etsi ja korvaa kaavojen yhtälö (=) hash (#) - merkillä. Tämä muuntaa kaavat tekstiksi. Kopioi ja liitä nyt kaavat uuteen sijaintiin. Kun olet liittänyt kaavat ja kaikki kaavat on valittu, käännä haku ja korvaa prosessi. Etsi hash (#) ja korvaa yhtälömerkki (=). Tämä palauttaa kaavat toimintakuntoon. (Luotto: Tom urtis )

4. Kaksoisnapsauta täyttökahvaa kopioidaksesi kaavat alas

Kun lisäät kaavoja taulukoihin, yksi tekemistäsi tavoista on kopioida kaava taulukon ensimmäiseltä riviltä taulukon viimeiselle riville. Jos tiedät pikanäppäimet tietojen navigointiin Excelissä, voit käyttää niitä niiden avulla liittämään nopeasti koko kaavasarakkeen muutamalla näppäimen painalluksella. Täyttökahva on kuitenkin vielä nopeampi, koska taulukon loppuun ei tarvitse siirtyä.

Täyttökahva on pieni suorakulmio, joka on kaikkien Excelin valintojen oikeassa alakulmassa. Niin kauan kuin kaava istuu toisen sarakkeen vieressä olevassa sarakkeessa, täysi joukko tietoja, voit vain kaksoisnapsauttaa täytekahvaa kopioidaksesi kaavan kokonaan taulukon alaosaan.

Täyttökahva

Excel kopioi kaavan alas

Huomaa: Tämä vinkki ei toimi, jos kirjoittamasi kaavan vasemmalla puolella ei ole täydellistä saraketta tietoja. Excel käyttää näitä tietoja selvittääkseen kuinka kauan laskentataulukko kaavan kopioimiseksi. Voit kuitenkin käyttää tätä seuraavaa lähestymistapaa ...

Jos valinta ei ole liian suuri, voit myös täyttää kaavat alas laskentataulukon käyttämällä Täyttö alas -painiketta (Control + D). Varmista vain, että valitset ensin alkuperäisen kaavan ja kohdesolut. Tämä on nopeampi kuin kopiointi / liittäminen, mutta ei niin nopeasti kuin täyttökahva, varsinkin jos kopioit kaavaa suureen soluryhmään.

Video: Pikanäppäimet liikkua suuressa luettelossa nopeasti

5. Syötä kaavat automaattisesti taulukon avulla

Vielä nopeampi tapa kirjoittaa kaavoja on muuntaa taulukko ensin viralliseksi Excel-taulukoksi. Terminologia on tässä sekava, koska kaikki tiedot, joissa on enemmän kuin yksi sarake, ovat teknisesti 'taulukko', mutta Excelillä on muodollinen rakenne nimeltä taulukko, joka tarjoaa monia etuja. Kun olet muuntanut tietosi taulukkoon (molemmat käyttöympäristöt: Ctrl + T), kaikki ensimmäiselle riville kirjoittamasi kaavat kopioidaan automaattisesti koko taulukon pituudelta. Tämä säästää paljon aikaa ja auttaa myös estämään virheitä.

Syötä kaava normaalisti

Kopioi kaava alas painamalla Enter

Bonuksena, kun päivität kaavaa taulukossa, Excel päivittää kaikki samanlaiset kaavat samassa sarakkeessa.

Huomaa: Taulukon kaavat käyttävät automaattisesti jäsenneltyjä viitteitä (ts. Yllä olevassa esimerkissä = [@ Hours] * [@ Rate] = C4 * D4 sijaan. Voit kuitenkin kirjoittaa solun osoitteet suoraan ja ne säilyvät.

6. Syötä toiminnot Automaattinen täydennys + -välilehdellä

Kun syötät yhtälömerkin ja aloitat kirjoittamisen, Excel alkaa syöttää tekstiä vastaamaan käytettävissä olevien toimintojen valtavaa luetteloa. Kun kirjoitat, näet luettelon ehdokkaiden toiminnoista. Tämä luettelo kapenee jokaisen kirjoittamasi kirjaimen kanssa. Kun haluamasi toiminto on valittu luettelosta, voit pyytää Exceliä syöttämään sen puolestasi painamalla sarkainta. Windowsissa toiminnot valitaan automaattisesti kirjoittaessasi. Macissa vaihtoehdot esitetään, mutta niitä ei ole valittu, joten sinun on tehtävä vielä yksi askel: valitse haluamasi toiminto nuolinäppäimellä ja paina sitten sarkainta tai palaa, jotta Excel antaa toiminnon puolestasi.

Korosta paras ottelu ja paina sarkainta

Excel täydentää toiminnon automaattisesti

7. Syötä argumentit Control + napsauttamalla

Etkö halua kirjoittaa pilkkuja argumenttien väliin? Voit saada Excelin tekemään sen puolestasi. Kun kirjoitat argumentteja funktioon, pidä vain Ctrl-näppäintä (Mac: Command) painettuna, kun napsautat kutakin viittausta, ja Excel kirjoittaa automaattisesti pilkkuja puolestasi. Voit esimerkiksi kirjoittaa seuraavan kaavan: = SUM (A1, B10, C5: C10) kirjoittamalla '= SUM (') ja napsauttamalla sitten Control-näppäintä napsauttamalla kutakin viittausta. Tämä toimii minkä tahansa toiminnon kanssa, jossa syötät viitteitä argumentteina.

Control tai Command napsauta seuraavaa solua

Control tai Command napsauta uudelleen

Kaikki pilkut kirjoitti Excel

8. Käytä argumentteja kaavavihjeikkunassa

Aina kun työskentelet kaavan kanssa, joka sisältää Excel-funktion, muista, että voit aina käyttää vihjeikkunaa argumenttien valitsemiseen. Tämä voi olla ajansäästäjä, jos kaava on monimutkainen, varsinkin jos se sisältää paljon sisäkkäisiä sulkeita. Voit valita argumentit työskentelemällä kahdessa vaiheessa. Siirrä kohdistin ensimmäisessä vaiheessa sen toiminnon sisälle, jonka argumentin haluat valita. Excel näyttää sitten vihjeen tälle toiminnolle, joka näyttää kaikki argumentit. Napsauta vaiheessa 2 valitsemaasi argumenttia. Excel valitsee koko argumentin, vaikka se sisältää muita toimintoja tai kaavoja. Tämä on mukava tapa valita argumentit, kun kaavan virheenkorjaukseen käytetään F9-näppäintä.

Vie hiiri kaavanäytön kärjen argumentin päälle

Napsauta argumenttia valitaksesi kaavan sisällä

Haluatko oppia lisää? Tarjoamme koko kurssin Excel-kaavat ja -toiminnot .

9. Lisää funktion argumentin paikkamerkit pikakuvakkeella

Normaalisti, kun kirjoitat funktiota, Excel antaa vinkkejä kustakin argumentista, kun lisäät pilkkuja. Mutta joskus saatat haluta Excelin lisäämään paikkamerkkejä kaikille funktion argumenteille kerralla. Jos näin on, olet iloinen siitä, että siihen on oikotie.

Kun kirjoitat funktiota, kirjoita Control + Vaihto + A (kun molemmat käyttöympäristöt), kun Excel on tunnistanut funktion nimen. Jos esimerkiksi kirjoitat '= PÄIVÄYS (' ja käytät sitten Control + Vaihto + A, Excel antaa sinulle '= PÄIVÄYS (vuosi, kuukausi, päivä)'. Voit sitten kaksoisnapsauttaa kutakin argumenttia (tai käyttää funktiovinkkiä ikkuna kunkin argumentin valitsemiseksi) ja vaihda se haluamaasi arvoon.

Varmista, että toiminto on tunnistettu

Control + Vaihto + A lisää nimetyt argumentit

10. Siirrä 'kaava-asia' pois tieltäsi

Joskus kun kirjoitat kaavaa, kaavavihjeikkuna tulee sinun tietäsi , estää muiden solujen näkymän, jotka haluat nähdä laskentataulukossa. Kun näin tapahtuu, muista, että voit siirtää vihjeikkunan pois tieltäsi. Napsauta hiirtä ikkunan reunan päällä, kunnes kohdistin muuttuu, napsauta ja vedä uuteen sijaintiin. Sitten voit jatkaa kaavan syöttämistä tai muokkaamista. Laskentataulukon rakenteesta riippuen toinen tapa hallita tätä ongelmaa on muokata kaavaa kaavapalkissa eikä suoraan solussa.

Tartu näytön kärjen reunaan

Vedä näytön kärki pois tieltäsi

11. Vaihda kaikkien kaavojen näyttöä kerralla

Aina kun muokkaat solua, joka sisältää kaavan, Excel näyttää kaavan automaattisesti sen tuloksen sijaan. Mutta joskus saatat nähdä tapa nähdä kaikki laskentataulukon kaavat kerralla. Voit tehdä tämän vain näyttämällä kaavoja pikanäppäimellä: Control + ~ (se on tilde). Tällä pikakuvakkeella voit nopeasti vaihtaa kaikkien laskentataulukoiden kaavojen näytön tai poistaa ne käytöstä. Tämä on mukava tapa nähdä kaikki kaavat kerralla ja tarkistaa kaavojen yhdenmukaisuus.

Control + `paljastaa kaikki kaavat

Kaikki kaavat näkyvät

12. Valitse kaikki laskentataulukon kaavat kerralla

Toinen tapa nähdä kaikki laskentataulukon kaavat on valita ne. Voit tehdä tämän käyttämällä Excelin tehokkaampia (ja piilotettuja) ominaisuuksia: on Siirry> Erityinen (Ctrl + G). Tällä komennolla voit valita kaikenlaisia ​​mielenkiintoisia asioita Excelissä, mukaan lukien tyhjät solut, numeroita sisältävät solut, tyhjät solut ja paljon muuta. Yksi vaihtoehdoista on kaavoja sisältävät solut. Jos haluat valita kaikki laskentataulukossa kaavoja sisältävät solut, kirjoita Siirry-valintaikkuna kirjoittamalla Ctrl + G, napsauta sitten Erikoispainiketta ja valitse sitten Kaavat. Kun napsautat OK, kaikki kaavoja sisältävät solut valitaan.

Ctrl + G avaa Siirry erikoistilaan

Napsauta Special-painiketta

Valitse kaavat

Kaikki kaavat on valittu

Jos haluat valita laskentataulukosta vain osan kaavoista, tee ensin valinta ja käytä samaa komentoa.

13. Muuta kaavat staattisiksi arvoiksi käyttämällä paste special -toimintoa

Yleinen ongelma Excelissä on tarve estää laskettujen arvojen muuttuminen. Ehkä haluat esimerkiksi yksinkertaistaa laskentataulukkoa poistamalla 'auttaja' -sarakkeet, joita käytit tiettyjen arvojen luomiseen. Mutta jos poistat nämä sarakkeet kaavoilla, jotka viittaavat edelleen niihin, saat kuorman #REF-virheitä. Ratkaisu on muuntaa kaavat ensin arvoiksi ja poistaa sitten ylimääräiset sarakkeet. Yksinkertaisin tapa tehdä se on käyttää Liitä erityistä. Valitse ensin muunnettavat kaavat ja Kopioi leikepöydälle. Seuraavaksi, kun kaavat ovat edelleen valittuna, avaa Liitä erityinen -valintaikkuna (Win: Ctrl + Alt + V, Mac: Ctrl + Cmd + V) ja käytä Arvot-vaihtoehtoa. Tämä korvaa kaikki valitsemasi kaavat niiden laskemilla arvoilla.

Kaavat valittu ja kopioitu

Liitä erityinen kutsutaan

Ei enää kaavoja!

14. Säädä arvot paikoilleen käyttämällä Liitä erityistä

Toinen yleinen ongelma Excelissä on tarve muuttaa paljon arvoja. Esimerkiksi, sinulla on ehkä luettelo 500 tuotteen hinnasta ja sinun on korotettava kaikkia hintoja 5%. Tai ehkä sinulla on luettelo sadasta päivämäärästä, jotka kaikki on siirrettävä tulevaisuuteen yhdellä viikolla? Tällaisissa tapauksissa voit lisätä '' auttaja '' -sarakkeen taulukkoon, suorittaa vaaditun laskennan, muuntaa tulokset arvoiksi ja kopioida ne sitten alkuperäisen sarakkeen päälle. Mutta jos tarvitset vain yksinkertaisen laskutoimituksen, Liitä erityinen on paljon yksinkertaisempi ja nopeampi, koska voit muuttaa arvoa suoraan ilman ylimääräisiä kaavoja.

Esimerkiksi, jos haluat muuntaa joukon päivämääriä viikoksi myöhemmin, tee tämä: lisää numero 7 mihin tahansa laskentataulukon soluun ja kopioi se sitten leikepöydälle. Valitse seuraavaksi kaikki päivämäärät, joita haluat muuttaa. Käytä sitten Liitä erityinen> Toiminnot> Lisää. Kun napsautat OK, Excel lisää numeron 7 valitsemiisi päivämääriin siirtämällä niitä eteenpäin ajassa 7 päivää ilman, että tarvitsee luoda apusarakkeita.

Kopioi lämpötilan arvo ja valitse päivämäärät

Liitä erityiseksi Arvot + Lisää

Kaikki päivämäärät etenivät 7 päivää eteenpäin

Jos haluat nostaa joukkoa 10%, käytä samaa lähestymistapaa. Kirjoita 1.10 soluun ja kopioi se leikepöydälle. Valitse sitten hinnat, joita haluat muuttaa, ja muunna kaikki hinnat paikoilleen Liitä erityinen> Toiminnot> Kerro. Kun saat tämän vinkin kiinni, löydät siihen paljon fiksuja käyttötarkoituksia.

Kopioi lämpötila-arvo ja valitse hinnat

Liitä erityiseksi arvot + kerro

Kaikki hinnat nousivat 10%

Huomaa: tämä toimii vain arvojen kanssa. Älä kokeile sitä kaavoilla!

15. Tee nimetyistä alueista kaavojen luettavampi

Yksi kirjan vanhimmista ammattilaisvinkeistä on käyttää nimettyjä alueita kaavoissasi, jotta ne olisivat luettavampia. Oletetaan esimerkiksi, että sinulla on yksinkertainen laskentataulukko, joka näyttää pienelle ryhmälle tehdyt työtunnit. Haluat kertoa jokaiselle henkilölle heidän tekemänsä työtunnit kerrallaan yhdellä tuntihinnalla. Olettaen, että tuntimaksu on solussa A1, kaavat saattavat näyttää tältä:

= B3 * $ A $ 1
= B4 * $ A $ 1
= B5 * $ A $ 1

Mutta jos nimeät solun A1 tunnitunnukseksi, kaavat näyttävät tältä:

= B3 * tunneittain
= B4 * tunneittain
= B5 * tunneittain

Alueiden nimeäminen tällä tavalla tekee kaavoista paljon luettavampia ja säästää syöttämällä paljon dollarin merkkejä ($) absoluuttisten viitteiden luomiseksi.

Alueiden nimeäminen on helppoa. Valitse vain alue / solut, jotka haluat nimetä, kirjoita nimi nimikenttään ja paina Enter. Nyt kun olet nimittänyt alueen, Excel käyttää sitä aina, kun osoitat ja napsautat aluetta rakennettaessa kaavaa - kun napsautat nimettyä aluetta, näet, että sen nimi lisätään automaattisesti kaavaan. Bonuksena voit myös helposti navigoida nimettyyn alueeseen milloin haluat. Valitse vain nimi avattavasta valikosta, joka näkyy nimikentän vieressä.

Normaali kaava ilman nimialueita

Nimeetään solu C2

Kaava päivitetty käyttämään nimettyä aluetta

16. Käytä nimiä olemassa oleviin kaavoihin automaattisesti

Mitä tapahtuu, kun olet jo luonut kaavat ja sitten luonut nimetty alue haluat käyttää niissä? En mitään oikeastaan. Excel ei tee muutoksia olemassa oleviin kaavoihin tai tarjoa uusien alueiden nimien automaattista käyttöönottoa. Alueiden nimiä voidaan kuitenkin käyttää olemassa oleviin kaavoihin. Valitse vain kaavat, joihin haluat käyttää nimiä, ja käytä sitten Käytä nimiä -ominaisuutta.

Kun Käytä nimiä -ikkuna on auki, valitse käytettävät nimet ja napsauta OK. Excel korvaa kaikki vastaavat viitteet valitsemillasi nimillä.

Valitse kaikki kaavasolut, joihin nimettyä aluetta käytetään

kuinka luoda mukautettu lukumuoto Excelissä

Käytä nimiä kaavan välilehdessä

Valitse nimetty alue, jota haluat käyttää

Nimettyä aluetta käytetään automaattisesti

17. Tallenna kaava, jota ei ole tehty

Jos työskentelet monimutkaisemman kaavan kanssa, on hyvät mahdollisuudet, että kaavan toimiminen vie jonkin aikaa. Mutta saatat olla lyhyessä ajassa ja sinun on palattava kaavaan myöhemmin, jotta se toimisi haluamallasi tavalla. Valitettavasti Excel ei anna sinun kirjoittaa rikkoutunutta kaavaa. Jos yrität, Excel valittaa äänekkäästi, että kaavassa on virheitä, eikä anna sinun jatkaa, ennen kuin olet ratkaissut kaikki ongelmat.

On kuitenkin helppo kiertotapa: Muunna kaava väliaikaisesti tekstiksi. Voit tehdä tämän joko lisäämällä yhden heittomerkin kaavan alkuun (ennen =) tai poistamalla yhtäläisyysmerkin kokonaan. Molemmissa tapauksissa Excel lopettaa kaavan arvioinnin ja antaa sinun antaa sen sellaisenaan. Myöhemmin voit palata kaavaan ja jatkaa työtä.

18. Ole tietoinen Excelin tarjoamista toiminnoista

Toimintoja on olemassa tiettyjen ongelmien ratkaisemiseksi. Voit ajatella funktiota valmiiksi muodostetuksi kaavaksi, jolla on tietty nimi, tarkoitus ja palautusarvo. Esimerkiksi PROPER-funktiolla on vain yksi tarkoitus: se käyttää isoja sanoja. Anna sille teksti, kuten 'New York CiTY', ja se antaa sinulle takaisin 'New York City'. Toiminnot ovat uskomattoman käteviä, kun ne ratkaisevat ongelman, joten on järkevää tutustua Excelissä käytettävissä oleviin toimintoihin.

Katso: Excel-toiminto-opas ja 500 Excel-kaavan esimerkkiä luettelo yleisesti käytetyistä funktioista ja niitä käyttävistä kaavoista.

Huomaa: Ihmiset ovat usein hämmentyneitä terminologiasta, jota käytetään funktioista ja kaavoista puhumiseen. Helppo tapa ajatella sitä on tämä: kaikki, joka alkaa yhtäläisyysmerkillä Excelissä, on kaava. Tämän määritelmän mukaan kaikki funktiot ovat myös kaavoja, ja kaavat voivat sisältää useita toimintoja.

19. Käytä F4 vaihtaaksesi suhteellisia ja absoluuttisia viitteitä

Kaavojen rakentamisen avain, jonka voit kopioida tyylikkäästi uusiin paikkoihin ja joka silti toimii oikein, on käyttää absoluuttisten ja suhteellisten viitteiden oikeaa yhdistelmää. Syy tähän on niin tärkeä, koska se antaa sinun käyttää uudelleen olemassa olevia kaavoja uusien luomisen sijaan, ja saman kaavan uudelleenkäyttö vähentää huomattavasti työkirjan virheiden mahdollisuutta rajoittamalla tarkistettavien kaavojen määrää.

Viitteiden muuntaminen edestakaisin suhteellisten ja absoluuttisten viitteiden välillä voi kuitenkin olla haittaa - kaikkien näiden dollarimerkkien ($) kirjoittaminen on työlästä ja virhealtista. Onneksi siellä on loistava pikakuvake, jonka avulla voit siirtyä nopeasti jokaiselle viitteelle käytettävissä olevasta 4 vaihtoehdosta: (Windows: F4, Mac: Command + T). Laita kohdistin vain viitteeseen pikakuvakkeen avulla. Aina kun käytät sitä, Excel 'kiertää' seuraavaan vaihtoehtoon tässä järjestyksessä: täysin suhteellinen (A1)> täysin absoluuttinen ($ A $ 1)> Absoluuttinen rivi (A $ 1)> absoluuttinen sarake ($ A1).

20. Muista, että kaavat ja funktiot palauttavat arvon. Aina.

Kun kamppailet kaavan kanssa, joskus se johtuu siitä, että luulet, että osa kaavasta palauttaa tietyn arvon, mutta tosiasiassa se palauttaa jotain muuta. Tarkista alla oleva F9-kärki tarkistaaksesi, mitä funktio tai kaavan osa todella palauttaa.

Huomautus: Sana 'palata' tulee ohjelmointimaailmasta, ja se hämmentää toisinaan ihmisiä, jotka ovat tälle käsitteelle uusia. Excel-kaavojen yhteydessä sitä käytetään näin: 'LEN-funktio palauttaa luvun' tai 'Solun A1 kaava palauttaa virheen'. Aina kun kuulet sanan 'palaa' kaavalla, ajattele vain 'tulos'.

21. Käytä kaavaa F9 arvioidaksesi kaavan osia

Pikanäppäin F9 (fn + F9 Macissa) voi ratkaista kaavan osia reaaliajassa. Tämä on loistava työkalu suurempien kaavojen virheenkorjaukseen, kun sinun on varmistettava, että kaavan tietyn osan tulos on odotamasi. Jos haluat käyttää tätä vihjettä, muokkaa kaavaa ja valitse lauseke tai funktio, jonka haluat arvioida (vinkki - valitse kokonaiset argumentit funktiovinkki-ikkunasta). Jos sinulla on valinta, paina F9. Kaavan se osa korvataan sen palauttamalla arvolla.

Huomaa: Windowsissa voit kumota F9: n, mutta tämä ei näytä toimivan Macissa. Jos haluat poistua kaavasta tekemättä muutoksia, käytä vain Esc-näppäintä.

Video: Kaavan tarkistaminen ja virheenkorjaus F9: llä

22. Ratkaise kaava vaihe vaiheelta Kaavan arvioijalla

Kun kaavan arvioimisesta F9: n avulla tulee liian ikävä, on aika murtaa isompi laitteisto: Arvioi kaava. Arvioi kaava ratkaisee kaavan askel kerrallaan. Aina kun napsautat Arvioi-painiketta, Excel ratkaisee kaavan alleviivatun osan ja näyttää tuloksen. Arvioi kaava löytyy valintanauhan Kaavat-välilehdeltä Kaavan tarkastusryhmästä. Käytä kaavan arviointia valitsemalla kaava ja napsauttamalla valintanauhan painiketta. Kun ikkuna avautuu, näet kaavan, joka näkyy tekstiruudussa, jonka alla on Arvioi-painike. Kaavan yksi osa alleviivataan - tämä on osa, jota parhaillaan arvioidaan. Kun napsautat arviointia, kaavan alleviivattu osa korvataan sen palauttamalla arvolla. Voit jatkaa arvioinnin napsauttamista, kunnes kaava on täysin ratkaistu.

Video: Kuinka arvioida monimutkaisia ​​kaavoja

Huomautus: Kaavan arviointi on käytettävissä vain Excelin Windows-versiossa. Mac-versio käyttää erilaista lähestymistapaa, nimeltään Formula Builder, joka näyttää tulokset, kun luot kaavaa. Se ei ole aivan sama toiminnallisuus, mutta se on erittäin hyödyllinen, ja voit käyttää sitä jo olemassa olevien kaavojen kanssa.

23. Rakenna monimutkaisia ​​kaavoja pienin askelin

Kun sinun on rakennettava monimutkaisempi kaava etkä ole varma, miten se tehdään, aloita yleisestä lähestymistavasta ja joistakin kovakoodatuista arvoista. Lisää sitten lisää logiikkaa korvata kovakoodatut arvot askel kerrallaan. Oletetaan esimerkiksi, että haluat kirjoittaa kaavan, joka poimii etunimen koko nimestä. Tiedät, että voit käyttää Vasen-toimintoa vetääksesi tekstiä vasemmalta, mutta et ole varma, kuinka lasketaan purettavien merkkien lukumäärä. Aloita VASEMMALLA (koko_nimi, 5) saadaksesi kaavan toimimaan. Sitten selvitä, kuinka luku 5 korvataan lasketulla arvolla. Tässä tapauksessa voit selvittää purettavien merkkien määrän etsimällä ensimmäisen välilyönnin sijainnin HAKU-toiminnolla.

Video: Kuinka rakentaa monimutkainen kaava askel askeleelta

24. Käytä nimettyjä alueita, kuten muuttujia

Monissa tapauksissa on järkevää käyttää nimettyjä alueita kuten muuttujat, jotta kaavastasi joustavampi ja helpompi työskennellä. Esimerkiksi, jos teet paljon ketjutusta (liität tekstiarvot yhteen), haluat ehkä luoda omat nimelliset alueet uusille rivimerkkeille, sarkainmerkeille jne. Tällä tavoin voit yksinkertaisesti viitata nimettyihin alueisiin suoraan sen sijaan, että lisäät kaavoihin paljon monimutkaista syntaksia. Bonuksena on, että jos nimetyt alueesi sisältävät tekstiarvoja, sinun ei tarvitse käyttää lainausmerkkejä tekstin ympärillä, kun lisäät ne kaavaan. Tätä ajatusta on vähän vaikea selittää niin katso tästä videosta yksityiskohtainen esimerkki .

25. Käytä tarroja ketjutuksella, jotta oletukset ovat selkeitä

Kun luot laskentataulukon, joka perustuu tiettyihin oletuksiin, voi olla haaste näyttää selkeästi tekemäsi oletukset. Usein laskentataulukossa on tietty alue syötteitä varten ja toinen alue lähtöjä varten, eikä molemmille ole mahdollista näyttää yhtä aikaa. Yksi tapa varmistaa, että keskeiset oletukset ovat selkeät, on upottaa ne suoraan tarroihin, jotka näkyvät laskentataulukossa ketjutuksella, yleensä TEXT-toiminnolla.

Esimerkiksi, sinulla voi olla yleensä tarra, jossa lukee 'Kahvin hinta' ja sen jälkeen lasketut kustannukset. Liitoksella voit tehdä tarrasta sanan 'Kahvin hinta (2,00 dollaria / kuppi): mikä tekee selväksi, että oletat, että olet maksanut 2,00 dollaria / kuppi.

Video: selventää oletuksia ketjutuksella

26. Lisää rivinvaihtoja sisäkkäisiin IF: iin, jotta niitä olisi helpompi lukea

Kun luot sisäkkäistä IF-kaavaa, oikeiden ja väärien argumenttien seuraaminen sulkujen lumimyrskyssä voi tulla hyvin hämmentäväksi. Kun suljet sulkeita, on helppo tehdä virhe logiikassa. On kuitenkin yksinkertainen tapa tehdä kaavasta, jossa on useita IF-lauseita, paljon helpompi lukea: lisää vain rivinvaihdot kaavaan jokaisen TOSI-argumentin jälkeen. Tämä tekee kaavasta enemmän kuin taulukon.

Video: Kuinka tehdä sisäkkäisiä IF: itä helpommin luettaviksi

27. Syötä toiminnot automaattisella täydennyksellä

Kun kirjoitat funktiota, excel yrittää arvata haluamasi toiminnon nimen ja esittää automaattisen täydennysluettelon, josta voit valita. Kysymys kuuluu, kuinka hyväksyt jonkin näytetyistä vaihtoehdoista ja pysyt silti muokkaustilassa? Temppu on käyttää sarkainnäppäintä. Kun painat sarkainta, Excel lisää koko toiminnon ja jättää kohdistimen aktiiviseksi sulkeisiin, jotta voit täyttää argumentit tarpeen mukaan. Macissa sinun on ensin käytettävä alanuolinäppäintä valitaksesi lisättävän toiminnon, ja lisää sitten toiminto painamalla sarkainta.

28. Syötä SUM-kaavat AutoSumin avulla

Et aina saa mahdollisuutta käyttää tätä AutoSumia, mutta kun käytät, se on tyydyttävä. AutoSum toimii sekä riveillä että sarakkeilla. Valitse vain tyhjä solu summatettavien solujen oikealle tai alapuolelle ja kirjoita Alt + = (Mac: Komento + Vaihto + T). Excel arvaa alueen, jota yrität laskea, ja lisää SUM-funktio yhdessä vaiheessa. Jos haluat olla tarkempi, jotta Excel ei arvaa, valitse ensin alue, jonka aiot summattaa, mukaan lukien solu, johon haluat SUM-funktion.

AutoSum lisää jopa useita SUM-toimintoja samanaikaisesti. Jos haluat laskea yhteen useita sarakkeita, valitse sarakkeiden alapuolelta tyhjien solujen alue. Jos haluat laskea yhteen useita rivejä, valitse tyhjien solujen alue rivien oikealla puolella olevassa sarakkeessa.

Lopuksi voit lisätä AutoSumin avulla sekä rivien että sarakkeiden kokonaissummat samanaikaisesti koko taulukolle. Valitse vain täydellinen taulukko numeroita, myös tyhjät solut taulukon alla ja taulukon oikealla puolella, ja käytä pikakuvaketta. Excel lisää sopivat SUM-funktiot tyhjiin soluihin, jolloin sarakkeiden kokonaismäärät, rivien kokonaismäärät ja loppusumma yhdessä vaiheessa.

29. Syötä sama kaava useisiin soluihin kerralla

Usein sinun on syötettävä sama kaava soluryhmään. Voit itse tehdä tämän yhdessä vaiheessa pikanäppäimellä Control + Enter. Valitse vain kaikki solut samanaikaisesti ja kirjoita kaava normaalisti kuten ensimmäiselle solulle. Kun olet valmis, paina Enter-näppäimen painamisen sijaan Control + Enter. Excel lisää saman kaavan kaikkiin valinnan soluihin säätämällä viitteitä tarpeen mukaan. Kun käytät tätä lähestymistapaa, sinun ei tarvitse kopioida, liittää, täyttää tai käyttää täyttökahvaa. Olet valmis yhdessä vaiheessa.

Voit käyttää samaa tekniikkaa myös useiden kaavojen muokkaamiseen samanaikaisesti. Valitse vain kaikki kaavat kerralla, tee tarvittava muutos ja paina Control + Enter.

Kirjailija Dave Bruns


^